Kaasamise veebivärava e. kaasamise e-keskkonna loomise lähteülesanne

(pole hetkel aega ilusamaks formaatimiseks, .doc-versiooni leiab siit: Kaasamisveebi lahteylesanne250405.doc)

I Taustinformatsioon: hetkeolukord e-kaasamises Eestis; Praxise soovitused; MKMi initsiatiiv

Kaasamise kaasaegsete vahendite hulka kuulub tänapäeval kaheldamatult internet, mille võimalusi Eestis on nimetatud eesmärgil arendatud veel küllalt juhuslikult[1]. Kuna e-kaasamise üht vormi, e-konsultatsioone, rakendatakse mitmete Euroopa riikide ja ühenduste[2] poolt edukalt huvirühmade kaasamiseks, siis sama soovitas ka Praxise uurimus (2004) täidesaatvale võimule Eestis. Soovitused sisaldavad lühidalt järgmisi ettepanekuid:

• paremini ära kasutada ja muuta kaasamise seisukohast kasutajasõbralikumaks olemasolevaid e-vahendeid (valitsusasutuste ja Riigikogu kodulehed, TOM, Themis, eÕigus);
• kaaluda nende ühildamist informeerimise ja konsulteerimise osas;
• määrata vastutus e-kaasamise arendamise eest täidesaatva võimu tasandil;
• luua kaasamise veebivärav, mis koondab endas kogu teemaga seonduvat Eestis;
• võtta kasutusele online ehk e-konsultatsioonid strateegiliste dokumentide väljatöötamise osas.

Eesti valitsusasutustest on kaasamise vallas kõige kaugelearenenum olnud MKM initsiatiiv, mis sai inspiratsiooni Eesti-Taani ühisprojektist “Ettevõtteid esindavate ühenduste ja avaliku sektori koostöö tugevdamine”, mida koordineerisid MKM ja EMSL. Projekti tulemusena sündisid MKMi kaasamise head tavad ning MKMi kaasamisveeb – Räägi kaasa![3]

MKMis otsustati, et kuivõrd MKMi kaasamismudel on kasutusvalmis ning seejuures vastab ka Praxise uuringu soovitustele, siis soovitasid MKMis 20.12.2004 toimunud kaasamismudeli arutelul osalenud (projekti juhtkomitee liikmed, EMSL, EKO, ETKL ning Riigikantselei esindajad) MKMil projekti raames välja töötatud kaasamismudelit rakendama hakata hoolimata sellest, et 2005. aasta jooksul töötatakse välja ka üleriigiline vastav lahendus ehk kaasamise veebivärav.

II Kaasamise veebivärava eesmärk:

– luua kaasamisteemaline e-keskkond, mis võimaldab e-kaasamise ja e-osaluse juurdumist Eestis

– kaasamisveebi on koondatud asjakohase temaatikaga seotud teave ning veeb võimaldab saada ülevaadet kaasamise osas toimuvast Eestis.

– kaasamisveeb on suunatud Eesti elanikkonnale.

– Kaasamisveebi kaudu saab kodanik ühest kohast aktuaalse info kaasamise valdkonnas toimuvast ning võimaluse osaleda selles ning teiseltpoolt luuakse vahend asutustele kaasamise aktiivseks korraldamiseks.

· Põhimõtted elanikkonna suhtes – muuta kaasamine ja konsulteerimine arusaadavamaks, protsess läbipaistvamaks suurendades seeläbi nii ametnikkonna kui kodanikuühenduste usaldusväärsust ning koostööd.

· Valitsusasutuste (ministeeriumid ja KOV) ja kodanikuühenduste suhtes – luua institutsionaalne mälu (st. erinevad konsulteerimisprotsessid; partnerid ja teiste osapoolte positsioonid jne), aidata kaasa ühenduste maastiku korrastumisele ja ühenduste arenemisele valitsusasutustele tugevateks koostööpartneriteks.

III Kaasamise veebiväravasisu/ülesehitus:

Informatiivsed funktsioonid:

– ülevaade kaasamisest otsustusprotsessi Eestis:

· põhimõtted (kaasamise head tavad);

· õiguslik ja administratiivne raamistik (seadusandlus, EKAK; ühiskomisjon jne)

– valitsusasutuse töö- ja õigusloomeplaanid, EL Komisjoni ja Ministrite Nõukogu tööplaanid (kalenderplaanid)

– valdkonna uudised (üritused, teated jms)

– viited teiste riikide, ühenduste, organisatsioonide samalaadsetele veebilehtedele

Interaktiivsed funktsioonid:

– ministeeriumide ja KOV kaasamisportaalid/veebilehed linkida kaasamisveebiga sh luua neile võimalus oma konsulteerimiskeskkonna tekitamiseks kaasamisveebi

– teave EL Komisjoni kodulehe kaudu toimuvatest konsultatsioonidest

– võimaldada Riigikogu, ministeeriumide seaduseelnõude

· arutelu ja kommenteerimist (eÕiguse ja Themise praegune funktsioon)

· lühikokkuvõtted otsustest või seaduseelnõudest ja nende eeldatavatest mõjudest

– võimalus avalikkusel esitada ideid ja ettepanekuid Eesti elu edendamiseks (TOMi praegune funktsioon)

– võimalus esitada arvamusi ja pöördumisi – “kui sa ei tea, kuhu pöörduda, edasta meile oma mure, me toimetame selle õige adressaadini!”

– võimaldada valitsusasutustel ja ühendustel

· ümarlaua-arutelude, foorumide tekitamist päevakohastel teemadel (ekspertide arutelu; külalismodereerimise võimalus)

– nimistud/andmebaasid:

o ministeeriumidega koostööst huvitatud kodanikeühendustest jm organisatsioonidest

· huvivaldkonnad

· kontaktandmed

· esindatus/viited liikmeskonnale

o ministeeriumide konsulteerimisel olevatest eelnõudest (struktureeritult teemade või valitsusasutuste kaupa)

· kõikide interaktiivsete konsultatsioonide viited kaasamisveebis; konsulteerimisprotsessi faas,

· seletuskiri,

· konsulteerimisjuhised,

· jaotusnimestikud,

· kaasatud osapoolte arvamused,

· ministeeriumide koondvastused,

· konsulteerimisprotsessi kokkuvõtted jm.

· eelnõu jõudmisel eÕiguse andmebaasi viide ka konsultatsiooniprotsessi materjalidele

o alalistest ja ajutistest töögruppidest, millesse on kaasatud kodanikeühenduste jm organisatsioonide esindajad

· töögrupi tegevus,

· tähtajad,

· protokollid

– võimaldada tellida e-posti teemade, konsulteerimisprotsessi faaside, valitsusasutuste jt määrangute järgi

– otsisüsteem

– statistika

Kaasamisveebis peab olema võimalus perioodilisi statistika tegemiseks, perioodide võrdluseks jms..

Näit: kasutajate arv ajaperioodis, erinevates küsitlustes osalejate arva, poolt/vasthääled jms

– Arhiiv

Arhiivis säilitatakse kustutatud tekstid ja dokumendid ning tekstid, mida ei hetkel vajata. Arhiivist peab olema võimalik dokumente tagasi võtta.

IV Kaasamise veebivärava praktiline pool:

Kaasamise veebivärav on võimalikult iseorganiseeruv. Ühendused registreeruvad interneti kaudu, anonüümseid kommentaare pole võimalik esitada (eeldab ID kaardi või salasõna kasutamist), ühendused saavad ka oma andmeid uuendada ning positsioone ise üles panna.

Ministeeriumis paneb dokumendid üles kaasamisvaldkonna eest vastutav ametnik. Samuti saabub info esitatud kommentaaridest vastutava ametniku postkasti.

Kaasamisveebi kontroll- ja haldusfunktsioonid tuleb Riigikantseleis ja ministeeriumides täpselt määrata.

Kaasamisveebi kasutamist jälgivad valdkonnapõhiselt selle eest vastutavad isikud Riigikantseleis.

Kaasamisveebi väljatöötamisel tuleb tähelepanu pöörata:

– tehnilisele lahendusele nägemispuudega inimeste jaoks

– lehekülje sisu (osaliselt) kättesaadavaks tegemine ka teistes keeltes (vene, inglise, soome…)

V Lähteülesande väljundid

Pärast lähteülesande (milline peaks Kaasamise veebivärav olema) valmimist koostatakse tehniline spetsifikatsioon ja kuulutatakse välja riigihange.

Kuna Kaasamise veebivärava eesmärk on muuhulgas siduda kokku kõik kaasamist korraldavad elektroonilised keskkonnad, siis tuleks ka küsida riigiasutustelt

– kes ja millistel alustel on huvitatud kaasamisveebi kasutamisest,

– olemasolevate kaasmisveebide integreerimiseks kokku leppida infovahetuse tingimused ja vajadusel leppida kokku ka muutmisvajadused.

Seda on vaja koormuse hindamiseks ja infovahetuse tagamiseks.

VI Projekti tähtajad ja sõlmpunktid (alg- ja lõpptähtaeg, vahetähtajad e. kontrollpunktid)

Projekti algus: 09.05.2005 projekti lähteülesande arutelu ja kinnitamine

Projekti vahetähtaeg: 15.11.2005 esmase tehnilise lahenduse testimine? Tulemuse saavutamiseks hilisem hanke väljakuulutamise aeg on juuli alguses, et tööd alustada septembrist.

Projekti lõpptähtaeg: 31.12.05 kaasamise veebivärav rakendamiseks valmis

VII Projekti meeskond ja ressursid

Projekti meeskonda kuuluvad:

Riigikantseleist: […]

Riigikogust: […]

Themis/Õiguskeskus: […]

Ministeeriumidest: […]

Lisaks on vaja tarkvara Tellija poolt IT ja asjaajamise teadmisi ning tuge.

VIII. Kaasamise veebivärava tehniline funktsionaalsus ja nõuded

1. Üldised nõuded Kaasamisveebile

Kaasamisveeb peab võimaldama:

Kaasamisveeb:

• kättesaadav ka tekstiversioonina,
• võimaldab erinevates keeltes (inglise, vene jm.) veebilehtede loomist, kujundamist ja haldamist.
• kasutatav üle interneti enamlevinud brauseritüüpidega (IE 5.5, Mozilla jm.) ega tohi nõuda kasutaja töökohaarvutisse täiendava tarkvara installeerimist;
• reaktsiooniaeg peab tavaolukorras (normaalse ühenduskiiruse puhul) olema <5 sekundit. Maksimaalse töökiiruse saavutamiseks peab graafiliste elementide hulk olema viidud miinimumini. Ekraanielemendid ning abitekstid sõnastatud lühidalt ja üheselt mõistetavalt, info paiknemine ekraanil loogiline;
• peab silmas kõiki ergonoomia põhimõtteid, mis tagaks registriga töötamise sujuvuse ja normaalse töökiiruse;
• kasutajaliides tuleb luua võimalikult lihtne ja intuitiivne, mis ei nõua kasutajate pikka väljaõpet ega ümberõpet;
• teostatavad toimingud peavad olema selgelt ja üheselt arusaadavad. See kehtib infosüsteemi kõigi toimingute tegemiste kohta:

– süsteem peab olema hõlpsasti täiendatav, kogu funktsionaalsus peab olema dokumenteeritud ning läbipaistev. Süsteemi loomisel tuleb arvestada selle võimaliku laiendamisega nii dokumentide mahu kui ka kasutajate arvu suhtes;

– süsteemis peab olema realiseeritud kasutajaandmete ja kasutajaõiguste haldamise funktsionaalsus. Süsteemis peab olema võimalik määrata kasutajagruppe ning kasutajaõigusi hallata nende gruppide lõikes.

– infosüsteemi turbereeglid peavad olemema selged ja standardsed

§ juurdepääsusüsteem peab olema tsentraalselt hallatav ning kasutajaõiguste haldamine täpselt jälgitav;

§ paroolide ja loetavate dokumentide pealtkuulamise vältimiseks tuleb kasutada krüpteeritud andmevahetusprotokolli (https, SSA vms.).

§ süsteemis peavad olema erinevad turvatasemed, mida saab administreerida:

Ø ligipääs ja dokumentide vaatamine,

Ø andmeväljadele andmete ja eraldi dokumentide sisestamine ja muutmine,

Ø kasutajate administreerimine jne.

Kaasamisveebi andmevahetusformaadiks väliste süsteemidega peab olema XML (eXtensible Marking Language);

§ dokumentide vastuvõtmiseks teistest süsteemidest peab olema koostatud XML-standard dokumentide esitamiseks ja vastavat standardit tunnistav XML-laadur XML-kujul esitatud dokumentide laadimiseks;

§ päringutele vastamiseks peab infosüsteemile olema koostatud XML-standard päringu esitamiseks ja päringu tulemuse (loendi) väljastamiseks;

§ kõiki andmed, mida sisestatakse andmesisestusvormide kaudu, peab olema võimalik laadida süsteemi ka XML-i formaadis esitatud andmetena.

Kaasamisveebi peab saama salvestada PDF- ja DOC-vormingus dokumente, mis võivad olla pakitud ZIP-vorminguga. Dokumentide väljundid peavad olema võimalikud XML-, PDF-, TXT- ja HTML-vormingus.

2. Ideede ja ettepanekute esitamine kaasamisveebi

Kaasamisveeb peab võimaldama:

Inimesel esitada oma ideed kas konkreetsele adressaadile või adressaadita.

– Ideede esitamine toimub malli alusel;

– ideid peab olema võimalik toimetada autori poolt;

– idee poolt või vastu peab olema võimalik hääletada;

– kui idee on saanud piisavalt poolthääli, peab olema võimalus ideele adressaadi märkimiseks, selle kooskõlastamiseks ja adressaadile saatmiseks;

– adressaadil peab olema võimalus ideele vastata vastamismalli kasutades.

– isikute, adressaatide jt isikute juurdepääs info muutmiseks peab olema korraldatud rolliõiguste põhiselt ning ID-kaardi või kasutajanime- ja parooliga.

(võetakse üle TOM-portaali funktsionaalsus).

– ideede menetlemisele peab olema võimalik määrata protsessi faase (esitamine, toimetamine, hääletamine, vastamine, kokkuvõtete tegemine, tulemused) ja neid faase näidata idee viite juures.

– peab olema võimalus teadete saamiseks (või keeldumiseks) iga faasi kohta.

3. Foorumide, arutelude ja ümarlaudade läbiviimine

Kaasamisveebis peab olema võimalik nn elektrooniliste nõupidamiste läbiviimiseks:

– Elektroonilise koosoleku pidamise algatab üks kasutaja. Koosoleku algatamise ja läbiviimise protseduur koosneb järgmistest etappidest:

§ kasutaja määrab koosoleku ajavahemiku, need kasutajad, keda ta soovib koosolekule kutsuda ja saadab neile koosoleku probleemistiku;

§ koosolekul osalejad osalevad koosolekul ja saavad küsimust kommenteerida samaaegselt;

§ peale koosoleku lõppu salvestab süsteem automaatselt koosoleku protokolli, kuhu kuuluvad püstitatud probleemistik ja avaldatud arvamused (kogu diskussiooni tekst kasutajate lõikes). Protokolli peab olema võimalik saata asutustele (kasutades näit. ideede ja ettepanekute osa funktsionaalsust)

– Koosoleku kokkukutsujal peab olema võimalus vahekokkuvõtete tegemiseks.

– Koosoleku käigu kohta peab olema võimalik määrata protsessi faase (esitamine, toimetamine, vastamine, kokkuvõtete tegemine , tulemused) ja neid faase näidata idee viite juures.

– Peab olema võimalus teadete saamiseks (või keeldumiseks) iga faasi kohta.

4. Küsitluste läbiviimine

Kaasamisveeb peab võimaldama avalike või suunatud ankeedipõhiste küsitluste läbiviimist.

– Ankeete peab olema võimalik luua malli põhjal: küsimustiku peaks olema võimalik koostada nii, et oleks võimalik erineval moel vastata (valikvastused, gradeeritud vastused, sõnalised vastused jms).

– Küsitluste vastuseid peab olema võimalk automaatselt töödelda, koostada statistilisi töötlusi, diagramme jms..

– Vajalik on erinevate vaadete salvestamise ja väljatrüki võimalused (nii küsimuste kaupa kui teiste tunnuste alusel).

– Küsitlusele peab olema võimalik määrata protsessi faase (ettevalmistamine, vastamine, kokkuvõtete tegemine, tulemused) ja neid faase näidata küsitluse viite juures.

– Peab olema võimalus teadete saamiseks (või keeldumiseks) iga faasi kohta.

Näide

Küsitlused	Seisund
Kaasamisportaali rahuoluküsitlus	Vastamine (tähtaeg 20.mai 2005)

5. Kalender

Kaasamisveeb võiks sisaldada kalendrit.

Kalendrist võiks näha Kaasamisveebis teavitavaid üritusi ning küsitluste, foorumide jms. tähtaegu.

Võibolla võiks olla ühine kalender avalehel ja kalendrid veebi temaatiliste alajaotiste all (üritused, foorumid, küsitused..)?

6. Kaasamisveebi juurdepääsuõiguste haldamine

Ilma kasutaja identifitseerimata peab olema võimalik näha kogu kaasamisveebi infot.

Võib luua ka nõupidamisi, mis pole avalikud.

Kaasamisprotsessis osalemiseks tuleb end registreerida kasutajaks. Kasutajate autoriseerimine toimub ID-kaardiga.

Haldurid:

– Toimetajad – vastutavad oma osa info aktuaalsuse eest (lisavad, muudavad, kustutavad veebis olevat infot,

– Moderaatorid – korraldavad foorumid, arutelusid, esitavad teema, juhivad arutelu, koostavad tulemusi.

– Küsitlejad – algatavad küsitlusi (koostavad ankeete, koostavad tulemusi),

– Administraatorid – haldavad kaasamisveebi kasutajate õiguseid, rolle ja süsteemset teavet. Administreerimiskeskkonna üks osa on arhiiveerimiskeskkond.

o On peaadministraator, kes võib anda õiguseid alladministraatoritele oma osa haldamiseks. Administraatorid haldavad ka toimetajate, moderaator ja küsitlejate õiguseid.

---